Changer d’agence web :récupérer les accès et préparer la passation.

Vous changez de prestataire et souhaitez conserver votre site. Commencez par établir ce que votre entreprise peut réellement administrer : le domaine, l’hébergement, WordPress, les boîtes mail et les services connectés. Un mot de passe WordPress ne couvre pas cet ensemble. Une passation utile permet au repreneur de comprendre le fonctionnement du site et à chacun de savoir quand sa responsabilité commence ou se termine.

Si vous comparez encore les prestataires, commencez par le guide pour choisir une agence web. Ici, le travail porte sur la remise des éléments et la continuité du site.

Décidez ce qui change pendant cette reprise.

Écrivez une phrase de périmètre : « Nous confions la maintenance du site existant à un nouveau prestataire, avec le domaine et l’hébergement actuels. » Adaptez-la à votre situation. Vous pourrez ainsi distinguer le changement d’interlocuteur d’une refonte, d’un transfert de domaine ou d’une migration d’hébergement.

Ces opérations peuvent être liées, mais il est utile de les décider séparément. Si une refonte fait partie du projet, consultez le parcours de préparation d'une refonte. Si les adresses changent, la table de correspondance des URL (dans le guide) complète le travail. Le présent guide organise la remise des éléments et les contrôles d'accès avant toute éventuelle bascule.

Relisez ensuite les documents de votre relation actuelle : devis, contrat, conditions de maintenance et factures des services tiers. Relevez les échéances et les modalités de fin de prestation. En cas de désaccord, identifiez ce qui relève du contrat avant d’exiger une remise particulière.

Construisez votre registre de passation.

1. 01Identifier

   Nommez la ressource, son titulaire, son échéance et son responsable.

2. 02Transmettre

   Convenez des invitations ou du canal adapté pour remettre les accès.

3. 03Faire contrôler

   Le repreneur vérifie les droits et les opérations attendues.

4. 04Attribuer la suite

   Consignez ce qui est remis, contrôlé ou manquant et qui doit agir.

Recevoir des identifiants ne démontre pas que la reprise des opérations est effective.

Ne stockez aucun mot de passe dans le tableau. Notez le service, le titulaire ou responsable connu, l’adresse de récupération et la preuve de contrôle attendue. Les invitations nominatives ou un gestionnaire de mots de passe adapté servent ensuite à transmettre les accès.

Une case « inconnu » est utile : elle indique une action à faire. « L’agence s’en occupe » ne suffit pas pour attribuer un titulaire, une échéance ou une responsabilité.

Vérifiez les droits au lieu de compter les identifiants.

Dans WordPress, les rôles donnent des capacités différentes. Sur une installation classique, un administrateur n’a pas le même périmètre qu’un éditeur. Demandez au repreneur de confirmer que le rôle accordé permet les opérations prévues ; le simple fait de pouvoir se connecter ne le prouve pas. (WordPress, rôles et capacités)

Pour le domaine, identifiez le bureau d’enregistrement et le titulaire du contrat concerné. L’Afnic distingue les opérations gérées par ces prestataires : création, renouvellement, transfert ou changement de titulaire. Un changement d’agence n’est donc pas, par son seul nom, une demande de réaliser toutes ces opérations. (Afnic, rôle des bureaux d’enregistrement)

Demandez aussi qui contrôle l’adresse de récupération des comptes. Une invitation reçue sur une boîte qui disparaîtra à la fin du contrat laisse un point de dépendance à résoudre. Préférez des comptes professionnels suivis par votre entreprise et des accès individuels dont vous connaissez l’usage.

Demandez une copie exploitable et sa documentation.

La documentation WordPress indique qu’une restauration complète d’un site classique demande deux ensembles : les fichiers et la base de données. La remise d’un dossier d’images ou de quelques textes ne suffit donc pas à décrire une sauvegarde complète. (WordPress, sauvegardes)

Faites noter la date de la copie, son contenu et la procédure de restauration prévue. Confiez au repreneur un contrôle sur un environnement de test : peut-il ouvrir le site, retrouver les médias et identifier les fonctions particulières ? Une archive reçue est une remise de fichier ; sa restauration contrôlée apporte une preuve supplémentaire.

N’incluez pas les mots de passe et données clients dans une note partagée largement. Convenez d’un canal de transmission et limitez les destinataires aux personnes nécessaires. La liste des éléments remis peut rester lisible sans révéler leur contenu sensible.

Préparez la continuité des licences et des services.

Un site peut utiliser une licence de l’agence, un abonnement acheté directement par votre entreprise ou un service distinct. Demandez pour chaque outil si l’accès continue après la reprise, qui reçoit les prochaines factures et si une nouvelle licence doit être prévue.

Ne supposez pas qu’une extension installée est transférable, ni qu’elle s’arrêtera immédiatement. La réponse dépend des conditions de l’outil et du montage utilisé. Faites consigner les vérifications encore attendues avant de fixer la date de fin de maintenance. Reportez les renouvellements et les dépenses connues dans le tableau du coût d'un site sur trois ans (dans le guide) pour vérifier le budget de reprise.

Même précaution pour les formulaires : notez la boîte destinataire, les éventuelles automatisations et la personne qui contrôlera la réception après reprise. Le site visible peut rester identique alors qu’un service en arrière-plan change de responsable.

Envoyez une demande de remise concrète.

Voici une trame à adapter à votre contrat :

Nous préparons la reprise de notre site par un nouveau prestataire. Pouvez-vous confirmer la liste des comptes, documents, sauvegardes et services concernés, leurs titulaires, ainsi que les éléments transmissibles dans le cadre de notre contrat ? Nous souhaitons convenir d’une date de remise, du canal de transmission des accès et de la date de fin de votre intervention. Merci de signaler les licences ou dépendances qui nécessitent une action distincte.

Organisez ensuite un échange de passation avec les questions restantes du repreneur. Un compte rendu bref peut préciser : remis, contrôlé, manquant et personne chargée de la suite.

Fermez la passation après les vérifications convenues.

Avant de retirer les anciens accès, faites confirmer la reprise effective des opérations attendues : sauvegarde, réception des demandes, renouvellements et interlocuteur en cas d’incident. Planifiez ensuite le retrait des droits qui ne sont plus nécessaires, selon les services et responsabilités convenus.

Vous souhaitez confier la reprise de votre site à Site Web Montpellier ? Vous pouvez préparer un rendez-vous depuis l'accueil avec l'adresse du site et votre objectif. Si vous préférez écrire, utilisez le formulaire de contact. Le registre ci-dessus permet de présenter les éléments connus et ceux qu’il reste à récupérer, sans partager vos mots de passe dans le message.

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